El Sistema Interno de Información (S.I.I.)

Es el medio que facilita GILMAR a las personas informantes para que puedan llevar a cabo la comunicación de incumplimientos o infracciones que se hayan producido o se estén produciendo dentro de un contexto laboral o profesional.

Incumplimientos o infracciones que pueden comunicarse en el S.I.I.

Pueden comunicarse infracciones o incumplimientos relacionados con las siguientes materias:

• – Derecho de la Unión Europea en materia de contratación y adjudicación pública; servicios, productos y mercados financieros; prevención de blanqueo de capitales y
  financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de productos comercializados en la UE; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección frente a
  radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos, piensos, seguridad y bienestar animal; salud pública; protección de los consumidores; protección de la
  privacidad y de los datos personales, así como de la seguridad en redes y bases de información.
• – Legislación penal.
• – Legislación administrativa, cuando se trate de infracciones graves o muy graves.
• – Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo.
• – Normativa interna de GILMAR.
• – Laboral en relación con la seguridad, salud, acoso e igualdad en el trabajo.
• – Protección de datos.

A quién se dirige el Sistema Interno de Información de GILMAR

El Sistema Interno de Información se dirige a empleados públicos, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, miembros del órgano de administración, dirección o supervisión, incluidos los miembros no ejecutivos, voluntarios, becarios y trabajadores en periodos de formación, candidatos, extrabajadores y cualquier otra persona que trabaje para o bajo supervisión y dirección de contratistas y subcontratistas o cualquier otro tercero que mantenga una relación con GILMAR dentro de un contexto laboral o profesional. Estas personas, en caso de hacer uso del Sistema Interno de Información de GILMAR, tendrán la consideración de Informantes.

Garantías del Sistema Interno de Información de GILMAR

• – Accesibilidad: Los incumplimientos se pueden comunicar bajo distintas formas, además de ofrecerse la posibilidad de comunicar de forma anónima o
  identificada, a elección del Informante.
• – Confidencialidad y protección de datos: Se va a mantener la confidencialidad en todo momento.
• – Efectividad: Todas las comunicaciones de Informantes recibidas en el SII de GILMAR serán tratadas para que la organización sea la primer conocedora de las mismas.
• – Objetividad e imparcialidad: Las comunicaciones de los Informantes se tratarán siempre de forma objetiva e imparcial, con independencia de quién realice la comunicación y/o sobre quién verse, sin privilegios ni diferencias.
• – Presunción de inocencia: Se garantiza la presunción de inocencia, el derecho de defensa y la salvaguarda del derecho al honor de las partes afectadas por la comunicación.
• – No represalia: GILMAR prohíbe y garantiza que no se podrán adoptar represalias
• contra los Informantes de buena fe.
• – Transparencia: Se proporcionará información al Informante cuando lo requiera, así como a la/s persona/s afectada/s en relación con el estado en que se encuentra la investigación.

Derechos de la persona informante

• – A no recibir represalias por el hecho de comunicar o por los hechos que se comuniquen de buena fe.
• – A recibir acuse de recibo de la comunicación en un plazo no superior a siete días naturales desde la recepción.
• – A que se dé respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo máximo de tres meses, ampliable en otros tres meses en función de la complejidad de la investigación.
• – A solicitar más información.
• – A solicitar que se le informe o que no se le informe más sobre el estado del procedimiento.
• – A presentar la comunicación bajo la modalidad que desee, identificándose o de forma anónima.
• – A que se respeten sus derechos en materia de protección de datos personales.
• – A que se respeten todas las garantías del Sistema Interno de Información.

Derechos de la persona afectada por la comunicación

• – A ser informado de la marcha de la investigación.
• – A ser informado de los hechos que se le atribuyen en la comunicación de forma comprensible.
• – A comparecer cuantas veces quiera, previa solicitud por escrito, en la investigación, aportar información, declarar o solicitar diligencias de investigación
  dentro de los límites legales permitidos.
• – A acudir acompañado de abogado y/o representante de los trabajadores.
• – A que se respeten sus derechos de protección de datos de carácter personal.

Canales para comunicar los incumplimientos

Cada uno de estos incumplimientos se tramita por un canal distinto:

• – Los incumplimientos en materia de protección de datos se comunicarán al canal de
  protección de datos:
  gdpr@gilmar.es
• – Los incumplimientos en materia laboral y en materia de acoso/igualdad se comunicarán al canal de recursos humanos:
  rrhh@gilmar.es
• – Los incumplimientos en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo se comunicarán en el canal de PBC:
  prevencionblanqueo@gilmar.es
• – El resto de los incumplimientos se comunicarán en el canal de incumplimientos:
  manuel.orduna@gilmar.es.

Modalidades para poder comunicar los incumplimientos

El Sistema Interno de Información de GILMAR permite que los Informantes puedan llevar a cabo sus comunicaciones a través de cinco modalidades distintas:

• – Reunión Presencial: en la sede de GILMAR situada en Calle Goya 47, planta 6ª, 28001, Madrid.
• – Online (Teams): Solicitándolo mediante correo dirigido a manuel.orduna@gilmar.es.
• – Teléfono en el número: 630 966 022.
• – Correo Postal: Calle Goya 47, planta 6ª, 28001, Madrid.
• – Correo electrónico: en las direcciones especificadas anteriormente.

Derechos de protección de datos de carácter personal

El Sistema Interno de Información de GILMAR cumple con la legislación en materia de Protección de Datos. Se protege tanto la identidad del informante como de la persona afectada por la información comunicada que serán, en todo caso, reservadas. Igualmente, sucederá con todos los datos personales que se contengan en la comunicación, así como durante la investigación. Tendrán únicamente acceso a la identidad y datos personales que se contengan en el Sistema Interno de Información de GILMAR y siempre dentro del ámbito de sus competencias y funciones las siguientes personas:

• – El Responsable del Sistema Interno de Información y quién lo gestione.
• – Responsable de Recursos Humanos.
• – Responsable de Seguridad de Protección de Datos
• – Encargados del tratamiento, cuando se tenga externalizado el sistema o parte de éste.

No obstante, será lícito el tratamiento de los datos por otras personas distintas a las enumeradas anteriormente, o incluso la comunicación a terceros cuando resulte necesario para adoptar medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
La información específica relativa al tratamiento de datos personales dentro del Sistema Interno de Información es la siguiente:
Responsable del Tratamiento: CONSULTING INMOBILIARIO GILMAR, S.A. con Número de Identificación Fiscal A-28894194 con domicilio social en: Calle Goya, 47, planta 6ª, 28001, Madrid.

Finalidad del tratamiento de datos y legitimación: La finalidad del tratamiento de datos radica en la gestión de las comunicaciones facilitadas por los informantes y, si procede, la investigación de aquellos hechos que, indiciariamente, pudieran ser contrarios o constituir infracciones de i) Derecho de la Unión Europea , ii) Derecho penal o administrativo (infracciones graves o muy graves), iii) Sistema de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo de GILMAR, iv) infracciones de la normativa interna GILMAR, v) en materia de seguridad, salud, acoso e igualdad en el trabajo y vi) en materia de protección de datos. La legitimación del tratamiento de datos se fundamenta en la obligación legal derivada de los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 y 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo y artículo 10 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

Destinatarios: Sus datos no serán cedidos salvo obligación legal, que serán remitidos según corresponda a las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado, a la Administración de Justicia y/o a la Administración Pública competente.

Plazo de conservación: Las comunicaciones, datos personales y demás información que proporcione el informante serán conservados durante un plazo máximo de tres meses, salvo que se prorrogue la investigación tres meses más, sumando un total de seis meses. En caso de que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información, se procederá al bloqueo previsto en el artículo 3/2018. En el supuesto de las comunicaciones anónimas, éstas únicamente constarán de forma anonimizada.

Derechos del interesado: El informante podrá ejercer los derechos relativos al acceso, supresión, rectificación, oposición, limitación de datos, portabilidad así como el derecho a retirar el consentimiento prestado dirigiéndose al Responsable de Seguridad de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico gdpr@gilmar.es. Igualmente, puede presentarse una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es).

Puede consultar el resto de aspectos de protección de datos en la Política de Privacidad de GILMAR: https://www.gilmar.es/politica-privacidad/.

Canal Externo de Información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I)

El Informante puede realizar, también, directamente la comunicación a la Autoridad Independiente de Protección al Informante, (A.I.I.), Autoridad encargada de ostentar y gestionar el Canal Externo de Información. Con independencia de que en Madrid no se haya constituido la Autoridad Independiente de Protección al Informante, puede acudir usted al canal de denuncias habilitado por la Comunidad de Madrid, denominado Canal del Informante y accesible a través del siguiente enlace: https://comunidad.madrid/transparencia/canal-delinformante.

Igualmente podrá el Informante dirigirse a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado (Cuerpo Nacional de Policía, Guardia Civil, Policía Municipal, etc.) o a la Autoridad Judicial
Pertinente.